Apostil

Nedir?

Apostil (Apostilla de La Haya), 5 Ekim 1961 tarihli "Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Zorunluluğunun Kaldırılması Sözleşmesi" kapsamında bir resmî belgeye eklenen onay şerhidir¹⁵. Sözleşme, çok adımlı geleneksel tasdik (legalización) sürecinin yerine tek bir işlem koyar: belgenin düzenlendiği ülkenin yetkili makamınca verilen apostil şerhi⁵⁶.

Apostil, belgenin kaynağını doğrular ve belgenin sözleşmeye taraf başka bir ülkede kullanılabilmesini sağlar⁵. HCCH'ye göre sözleşmenin 130 tarafı vardır¹⁶.

Türkiye sözleşmeye 1985'te (yürürlük 29 Eylül 1985), İspanya 1978'de (yürürlük 25 Eylül 1978) taraf olmuştur¹. İspanya Dışişleri Bakanlığı da sözleşmeye taraf ülkelerin resmî belgelerinin ayrıca tasdik edilmediğini belirtir⁷. Bu nedenle Türkiye'de düzenlenen resmî belgeler İspanya'da kullanılmak üzere kural olarak apostille onaylanır¹⁷.

Apostil neyi onaylar, neyi onaylamaz?

HCCH'nin sözleşme özetine göre apostilin tek etkisi şunları onaylamaktır⁵:

• Belgedeki imzanın gerçekliği⁵.
• İmzalayan kişinin hangi sıfatla hareket ettiği⁵.
• Belgedeki mühür veya damganın kime ait olduğu⁵.

Apostil, belgenin içeriğini onaylamaz⁵. Yetkili makam, belgedeki imza, damga veya mührün gerçekliğinden emin olduktan sonra apostil verir⁵. Şerh kâğıt veya elektronik (e-Apostil) olabilir ve asıl belgeye eklenir⁵. Her apostilin başlığı "Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)" olur ve 10 numaralı standart bilgi alanı taşır⁵.

Yetkili makamlar verdikleri bütün apostilleri bir sicile kaydeder ve istendiğinde apostildeki bilgilerin sicille uyuşup uyuşmadığını doğrular⁵.

Hangi belgeler apostille onaylanır?

Sözleşme yalnızca "resmî belgelere" uygulanır; bir belgenin resmî olup olmadığını belgenin düzenlendiği ülkenin hukuku belirler⁵. Sözleşmenin 1. maddesindeki örnekler şunlardır⁵:

• Mahkemelerle bağlantılı makam veya görevlilerden çıkan belgeler (savcılık, mahkeme kâtibi, tebligat memuru belgeleri dahil)⁵.
• İdari belgeler⁵.
• Noter senetleri⁵.
• Kişinin özel sıfatla imzaladığı belgelere konulan resmî şerhler, örneğin noterin imza onayı⁵.

HCCH'ye göre uygulamada en çok apostil verilen belgeler doğum, evlilik ve ölüm belgeleri gibi nüfus belgeleri, noter imza onayları ve diploma gibi eğitim belgeleridir⁵.

İspanya'da hangi işlemlerde istenir?

İspanya'nın İstanbul Başkonsolosluğu, dijital göçebe vizesi duyurusunda İspanya dışındaki makamların düzenlediği resmî belgelerin usulüne uygun şekilde tasdik edilmiş (legalizado) veya apostilli olması gerektiğini belirtir³. Aynı duyuruda başka dillerdeki belgelerin İspanyolcaya yeminli tercümeyle sunulması istenir³.

Bu duyuruda tasdik veya apostil istenen belgelere örnekler³:

• Son iki yılda yaşanan her ülkeden alınan adli sicil kaydı³.
• Türk vergi idaresinden alınan ve son yılın gelirini gösteren vergi belgesi³.

Yukarıdaki liste yalnızca dijital göçebe vizesi duyurusuna aittir³. Ulusal vize, aile birleşimi veya denklik için hangi belgenin apostil gerektirdiğini ilgili işlemin resmî listesinden kontrol edin.

Türkiye'de apostil kim verir?

Türkiye'nin Lahey Konferansı'na (HCCH) bildirdiği yetkili makamlar şunlardır²:

1. İdari belgeler: İllerde valilik, kaymakamlık ve kayıtta "Chief Secretary" olarak geçen yetkili; ilçelerde kaymakamlık².
2. Adli belgeler: Ağır ceza mahkemesi bulunan yerlerdeki adalet komisyonu başkanlıkları².

HCCH kaydında Türkiye için ücret "No charge" (ücretsiz) olarak geçer². Bu kayıt 7 Haziran 2012 tarihlidir². Elektronik apostil için ise harç alınır ve tutar belgeye göre değişir⁴.

e-Apostil (Türkiye)

Türkiye'de bazı belgeler için apostil başvurusu www.eapostil.gov.tr adresinden yapılır⁴. T.C. Los Angeles Başkonsolosluğu'nun duyurusuna göre bu yol e-Devlet üzerinden alınan şu belgeler için kullanılabilir⁴:

• Adalet Bakanlığı'nın elektronik ortamda ürettiği adli sicil kaydı belgeleri⁴.
• Adalet Bakanlığı'nın elektronik ortamda ürettiği mahkeme kararları⁴.
• Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü'nün ürettiği Nüfus Kayıt Örneği⁴.
• Çok Dilli Doğum Kayıt Örneği (Formül A), Çok Dilli Evlenme Kayıt Örneği (Formül B) ve Çok Dilli Ölüm Kayıt Örneği (Formül C)⁴.

Harç eapostil.gov.tr üzerinden kredi kartıyla ödenir ve belgeye göre değişir⁴. Adalet Bakanlığı'nın iç kullanım kılavuzuna göre e-Apostil talepleri PTT üzerinden adalet komisyonlarına gelir ve hazırlanan e-Apostil şerhi PTT'ye yönlendirilir⁸. Aynı kılavuz, e-imzasız, yani sistem üzerinden oluşturulmamış fiziki kararların e-Apostil olarak gönderilmediğini, bunların komisyondan fiziki olarak istenmesi gerektiğini belirtir⁸.

HCCH'ye göre e-Apostil, kâğıt apostille aynı kurallara tabidir ve sözleşmeye taraf bütün ülkelerce kabul edilmelidir; yalnızca elektronik olduğu gerekçesiyle reddedilemez⁶.

Nasıl yapılır?

1. Apostil asıl resmî belgeye eklendiği için önce belgenin kendisi düzenleyen kurumdan alınır⁵.
2. Belge e-Devlet'ten alınan adli sicil kaydı, mahkeme kararı veya nüfus belgesiyse eapostil.gov.tr üzerinden elektronik başvuru seçeneği değerlendirilir⁴.
3. Diğer belgeler için belgenin türüne göre valilik veya kaymakamlığa (idari belgeler) ya da adalet komisyonu başkanlığına (adli belgeler) başvurulur².
4. Belge Türkçeyse İspanyolcaya yeminli tercüme yaptırılır³. İspanya Dışişleri Bakanlığı'na göre MAEC'in tanıdığı yeminli tercümanların çevirileri İspanya'da ek tasdik gerekmeden geçerlidir; yurt dışında yerel olarak yapılan çeviriler ise bazı İspanyol idarelerince kabul edilmeyebilir⁷.

İspanya'daki Türk konsolosluğu belgeleri

İspanya Dışişleri Bakanlığı'na göre sözleşmeye taraf ülkelerin belgeleri tasdik edilmez, ancak bu ülkelerin diplomatik veya konsolosluk görevlilerinin düzenlediği belgeler tasdik edilir⁷. Konsolosluk belgeleri Apostil Sözleşmesi'nin kapsamı dışındadır⁷. İspanya'da yabancı konsoloslukların düzenlediği belgeler İspanya'da geçerli olmak için İspanya Dışişleri Bakanlığı'nın tasdik servisinde (Servicio de Legalizaciones) tasdik edilmelidir⁷.

Sık yapılan hatalar

• Fotokopiye işlem beklemek: İspanya Dışişleri Bakanlığı'nın tasdik servisi fotokopileri ve lamine edilmiş belgeleri tasdik etmez⁷.
• Konsolosluk belgesine apostil aramak: Konsolosluk belgeleri sözleşme kapsamı dışındadır ve tasdik yoluna tabidir⁷.
• Fiziki karara e-Apostil istemek: Sistem üzerinden oluşturulmamış, e-imzasız fiziki kararlar e-Apostil olarak gönderilmez⁸.
• Apostili içerik onayı sanmak: Apostil belgenin içeriğini onaylamaz, yalnızca imza, sıfat ve mühür onayıdır⁵.

Sık karıştırılan

Apostil ve konsolosluk tasdiki (legalización): Apostil, sözleşmeye taraf ülkeler arasında geleneksel tasdik sürecinin yerini alır⁵⁶. İspanya'ya göre taraf olmayan ülkelerin belgeleri önce o ülkenin Dışişleri Bakanlığınca, sonra yetkili İspanyol temsilciliğince tasdik edilir⁷.

Apostil ve yeminli tercüme: Apostil belgenin aslının kaynağını onaylar, içeriğini çevirmez⁵. Türkçe belgeler için ayrıca yeminli tercüme istenir³.

Sık sorulanlar

Türkiye'den aldığım belgeye İspanya konsolosluğunda tasdik gerekir mi?

Türkiye ve İspanya Lahey Apostil Sözleşmesi'ne taraftır ve İspanya, taraf ülkelerin belgelerini ayrıca tasdik etmez¹⁷. İstanbul Başkonsolosluğu yabancı resmî belgelerin "tasdikli veya apostilli" olmasını ister³.

Apostil ücretli mi?

Türkiye'nin HCCH'ye 2012'de bildirdiği kayıtta ücret "No charge" olarak geçer². eapostil.gov.tr üzerinden yapılan elektronik başvurularda ise harç kredi kartıyla ödenir ve belgeye göre değişir⁴.

e-Apostilli belge İspanya'da kabul edilir mi?

HCCH'ye göre e-Apostil kâğıt apostil kadar geçerlidir ve sözleşmeye taraf bütün ülkelerce kabul edilmelidir⁶. İspanya da sözleşmeye taraftır¹.

Mahkeme kararına apostil nereden alınır?

Adli belgeler için yetkili makam, ağır ceza mahkemesi bulunan yerlerdeki adalet komisyonu başkanlıklarıdır². Elektronik ortamda üretilmiş mahkeme kararları için eapostil.gov.tr kullanılabilir⁴.

Apostil belgenin doğru olduğunu kanıtlar mı?

Hayır. Apostil yalnızca imzanın, imzalayanın sıfatının ve mühür veya damganın gerçekliğini onaylar; belgenin içeriğini onaylamaz⁵.

Apostili kim doğrulayabilir?

Apostili veren yetkili makam sicil tutar ve istendiğinde apostildeki bilgilerin sicille uyuşup uyuşmadığını doğrular⁵. HCCH'nin kendisi apostil vermez ve doğrulamaz⁶.